اہمیت، ناکامی کی وجوہات، کامیابی کے گُر کسی مسئلے کو حل کرنے یا کوئی ہدف حاصل کرنے کے لیے مخصوص لوگوں کے جمع ہونے کا نام میٹنگ ہے۔ اگر وہ مسئلہ تجارت سے متعلق ہو، مثلاً: کمپنی کی پیداوار کی فروخت کے لیے ہو، خام مال (Raw Material) کی خریداری سے متعلق ہو یا مارکیٹ میں آنے والے نئے حریف (competitor) سے مقابلہ کرنے سے متعلق ہو، تو اس طرح کے مسائل کے حل کے لیے مینجمنٹ، بورڈ آف ڈائریکٹرز اور پریذیڈنٹ وغیرہ کے جمع ہونے کا نام ’’بزنس میٹنگ‘‘ ہے۔


میٹنگ کی اہمیت
میٹنگ کسی بھی کام یا مشن کی روح کی حیثیت رکھتی ہے۔ میٹنگ بزنس کی ہو یا تنظیمی، اکثر وہ نتیجہ خیز ثابت نہیں ہو پاتی۔ یہی وجہ ہے کہ ممبران کی دلچسپی ختم ہو جاتی ہے اور بعض اوقات اکثر ممبران میٹنگ میں حاضری کو بھی گوارا نہیں کرتے۔ لہذا ہمیں چاہیے کہ ان کی عدم دلچسپی کی بنیادی وجوہات پر غور کریں اور ان مسائل کو حل کریں جو ان کی عدم دلچسپی کا باعث بنتے ہیں، تاکہ بزنس میٹنگ سے موثر لائحہ عمل برآمد ہو، جو اہداف کو پانے کے لیے آسان اور کارگر ہو۔

ناکامی کی وجوہات
میٹنگ کے خاطر خواہ نتائج حاصل نہ ہونے کی بنیادی وجوہات درج ذیل ہیں۔ اگر ہم ان وجوہات کا تدارک کر لیتے ہیں تو ہماری آرگنائزیشن کے لیے اپنا ٹارگٹ حاصل کرنا کوئی مشکل نہیں ہو گا۔

1 وقت کی پاپندی کا فقدان
دنیا میں مصروف ترین زندگی ایک بزنس مین کی ہوتی ہے۔ خصوصاً اس وقت جب وہ خود کسی آرگنائزیشن کا مالک ہو۔ بسا اوقات ماہر بزنس مین مختلف آرگنائزیشن کے ممبرز ہوتے ہیں۔ ایسے حالات میں اگر وقت کی اہمیت کو خاطر میں نہ لایا جائے تو ممبران کا وقت ضائع ہوتا ہے اور نتیجتاً وہ میٹنگ میں آنا چھوڑ دیتے ہیں۔

2 دوسروں کی رائے کا احترام نہ کرنا
اسلامی تعلیمات سے بھی ہمیں اس بات کا درس ملتا ہے کہ دوسروں کی رائے کا احترام کریں۔ دوسروں کی رائے کا احترام نہ کرنا تنگ نظری کی دلیل اور علامت ہے۔ یہ کسی اور کے نہیں، بلکہ آپ ہی کے نقصان کا باعث ہوتا ہے۔

3 بے مقصدیت
میٹنگ کے دوران بسا اوقات ہم غیر متعلقہ بحث میں الجھ جاتے ہیں، جن کا اصل موضوع اور ایجنڈا سے دور کا بھی تعلق نہیں ہوتا۔

4 بعض شرکا کی عدم شرکت
ہر میٹنگ کے کچھ اصول ہوتے ہیں کہ اتنے ممبران موجود ہوں تو ان کا فیصلہ معتبر ہو گا۔ اگر وہ تعداد پوری نہ ہو تو اس میٹنگ کو ملتوی کر کے آئندہ میٹنگ بلانے کا فیصلہ کر لیا جاتا ہے۔

5 غیر متعلقہ افراد کی موجودگی
غیر متعلقہ افراد کا زیادہ تعداد میں حاضر ہونا کسی بھی میٹنگ کو صحیح رُخ پر پہنچنے سے روک دیتا ہے، مثلاً: سیلز پروموشن کی میٹنگ میں صرف سیلز منیجرز کو بلایا جائے، غیر متعلقہ افراد کے بلانے سے آپ کا قیمتی وقت ضائع ہو سکتا ہے۔

6 ٹیم لیڈر کا تعین
کسی بھی کام کو منطقی انجام تک پہنچانے کے لیے ٹیم لیڈر کا تعین انتہائی ضروری ہے، کیونکہ اگر ٹیم لیڈر کا تعین نہیں ہو گا تو کوئی بھی آدمی اپنے آپ کو ذمہ دار (Responsible) تصور نہیں کرے گا اور میٹنگ کے نتائج اور فوائد حاصل نہیں ہو سکیں گے۔

کامیابی کے گُر
مقصدیت
میٹنگ کے انعقاد کے وقت مقصد سامنے ہونا چاہیے۔ اس طرح اس کی اہمیت مزید بڑھ جاتی ہے اور ممبران کی دلچسپی کا سبب بھی بن جاتا ہے۔

ایجنڈا
جب میٹنگ کے مقاصد سامنے ہوں تو ان مقاصد کی روشنی میں ایسا ایجنڈا ترتیب دیا جائے جس کو جانچا اور پرکھا جا سکے اور مقررہ وقت میں مکمل کیا جا سکے۔

میٹنگ کا ایجنڈا دعوتی کارڈ کے ساتھ ہی تقسیم کیا جائے تاکہ ممبرز صحیح تیاری کر کے میٹنگ میں حاضر ہوں۔ میٹنگ کے سربراہ کے لیے یہ بھی ضروری ہے کہ میٹنگ کے رزلٹ کو چانس پر نہ چھوڑے بلکہ ہدف کا پہلے سے اندازہ کر لے تاکہ مناسب پلاننگ کی جا سکے۔

دوبنیادی چیزیں
میٹنگ کے آغاز میں بنیادی اصول وضع کیے جائیں اور ان کو میٹنگ روم میں بھی آویزاں کر دیا جائے۔

وقت کی پاپندی
ترقی یافتہ قوموں میں وقت کی پاپندی کو بہت اہمیت حاصل ہے، لیکن بد قسمتی سے ہمارے ہاں لیٹ ہو جانے کو فخر سمجھا جاتا ہے اور مصروفیت کی دلیل کو فخر کی علامت کے طور پر بیان کیا جاتا ہے۔

منفی سوچ سے احتراز
ہماری سوچ ہمیشہ مثبت ہونی چاہیے اور میٹنگ میں شمولیت کا مقصد قابل عمل حل کی تلاش ہونا چاہیے اور منفی سوچ سے احتراز کرنا چاہیے۔